Говоря о семейной жизни, отмечают: муж – это голова, а жена – шея. Мол, куда направляет шея, туда поворачивается и голова. Как ни странно, но иногда ту же параллель можно провести и в отношении жизни офиса. Директор, конечно, голова, но секретарь – шея…
В курсе всех дел
Несмотря на кажущуюся «низкостатусность» должности секретаря (неруководящая должность, «девушка на побегушках», «жертва перепадов настроения начальника»), секретарь имеет важнейшее преимущество перед остальными сотрудниками – он всегда в курсе всех дел. Через него проходят важнейшие документы, он вторым (после руководителя) узнаёт о новых назначениях, содержании приказов и распоряжений, от которых напрямую зависит жизнь фирмы. Именно поэтому секретарям так часто носят шоколадки и оказывают прочие знаки внимания. Затем, чтобы быть в курсе всех последних изменений.
Пользоваться информацией с умом
Несомненно, умный секретарь не будет занимать позицию бесстрастного наблюдателя, далёкого от жизни офиса. Секретарь зачастую каким-то образом использует полученную информацию. Например, он может скрывать часть проблем коллектива, чтобы они «не доходили» до руководителя, выгораживая коллег. А может, напротив, осторожно «доносить» какие-то сведения до своего непосредственного начальника, тем самым «выслуживаясь» перед ним и получая за это «баллы» — особые преимущества по сравнению с другими работниками. Как известно, то, что позволено одним сотрудникам, для других – прямой путь к увольнению.
Всегда важно «словить волну»
Чтобы заслужить симпатию руководителя, для секретаря очень важно «ловить волну», на которой находится начальник. Только тогда он станет «своим» человеком в кабинете за двумя дубовыми дверями.
— Ирочка, что вы думаете о нашей Оле Лавровой? – интересуется у секретаря Татьяна Дмитриевна.
— Вообще-то, она неплохой работник, а что? – осторожно спрашивает секретарь, как бы прощупывая почву — пытаясь понять, какие свои идеи хочет подтвердить в беседе руководительница.
— Не знаю, по-моему, очень нерасторопна и слишком много курит, — задаёт направление для беседы шефиня.
— Ах, вы об этом?! – всплёскивает руками Ирочка. – Да, вы правы. Перекуривает она чаще, чем заботится об интересах компании. И работает, Вы очень точно подметили, крайне медленно.
Правда, если Оля Лаврова – хорошая подруга Ирочки, она вежливо промолчит в ответ, не желая «огорчать» руководителя своими контраргументами. Впрочем, если Оля – подруга Ирочки, шефиня не будет осведомляться о её профессиональном облике у секретаря. Она спросит того, кто точно придаст репутации нелюбимого сотрудника грязноватый оттенок.
Мнение о сотрудниках зависит от секретаря
Помните фразу из любимого многими советского фильма «Служебный роман»: «Верочка, что вы можете сказать про Новосельцева?»
Да, случается, именно секретарь формирует у руководителя оценку и соответствующее отношение к тому или иному сотруднику. Именно поэтому секретарей так опасаются. Бывает, одна «приватная» беседа начальника отдела с секретарём служит либо поводом для повышения, либо причиной для того, чтобы со временем избавиться от того или иного сотрудника.
…Несмотря на свою необъятную талию, Лиля всегда одевалась вызывающе: полупрозрачные льняные брюки, декольте, короткие юбки… Лиля всегда считала, что «красоту скрывать нельзя», и даже не пыталась казаться скромницей. С другой стороны, а почему не носить, если в компании не принят дресс-код? Зачем покупать одежду специально для работы, если руководство этого не требует, и в правилах внутреннего распорядка униформа не прописана?.. Галина Александровна не обращала вниманию на Лилю: мол, пускай ходит, в чём хочет. Задумалась она над Лилиным обликом лишь в тот момент, когда секретарь Катя несколько раз подряд заострила её внимание на Лилином внешнем виде с явным возмущением:
— Галина Александровна, может, это не моё дело, но Лилин вид, как мне кажется, очень смущает приходящих в офис людей…
Галина Александровна не стала проводить с Лилей бесед, не сделала ни одного замечания и тем более не ввела в организации дресс-код. Она возмущалась, только сидя в собственном кабинете, когда в обед пила кофе с Катей… Но контракт Лиле не продлили. И работа, проделанная секретарём, сыграла здесь не последнюю роль.
Что значит хороший секретарь?
Хороший – понятие относительное. Точнее, хорошим можно быть относительно руководителя и относительно коллектива. Примеры ориентации секретаря на руководителя описаны выше. Однако бывает, что секретарь – это настоящая находка для коллектива.
Анна Адамовна была секретарём долгие двенадцать лет. Всё это время в порядке была не только входящая и исходящая документация. Анна Адамовна обладала талантом сглаживать все назревающие в офисе компании конфликты.
…Когда однажды две молодые сотрудницы отказались остаться после работы, чтобы вручать призы победителям акции, директор вышел из себя.
— Всех уволю! – кричал он. – Всех! Наберу новый штат!
Успокаивать директора взялась Анна Адамовна.
— Николай Фёдорович, это они по глупости отказались. Не принимайте так близко к сердцу. А призы мы и сами вручим. Сейчас тортик порежем и кофе по чашкам разольём. Не волнуйтесь…
Анна Адамовна быстро подготовила стол к приходу победителей. И всё обошлось. Написать заявление по собственному желанию директор предложил только одной сотруднице…
Немало сил секретарь посвятила тому, чтобы защищать сотрудников от гнева начальства. Много делала для того, чтобы настроение шефини улучшалось. У неё вообще был талант со всеми находить общий язык. А как она умела создавать в офисе уют! Наверное, поэтому в пору её работы текучка кадров в компании несколько приостановилась. А когда Анна Адамовна ушла, река увольнений снова «разлилась»…
Мудрые руководители понимают, что с умом нужно подходить к набору не только начальников подразделений, топ-менеджеров, но и секретарей. Потому что секретарь – это действительно «страшная» сила: как разрушительная, так и созидательная. Как повезёт…
Источник: myJane.ru